Information Technology: costo o opportunità?

Fabrizio Martelli

Tantissimi responsabili di azienda trattano ancora l'information technology e tutte le sue dipendenze come un costo aziendale, un tassa a cui non ci si può sottrarre e non essendo nè obbligatoria, ne tantomeno sanzionabile, bisogna spendere il meno possibile, di solito in emergenza.

Il risultato di questo comportamento è il bassissimo livello di informatizzazione delle aziende medio piccole, quasi da "digital divide", con utilizzo pressochè nullo degli strumenti di collaboration o più in generale dei nuovi modi di intendere la tecnologia al servizio del business.

Compito dei responsabili è costruire intorno ad una idea il business, per farlo ci vogliono collaboratori efficenti ed efficaci e l'azienda deve poter disporre degli strumenti giusti per semplificare e rendere ancora più efficenti ed efficaci i processi aziendali.

Aziende con più sedi geografiche o con collaboratori in continuo movimento all'esterno delle sedi aziendali possono per esempio trarre vantaggio dall'utilizzo di strumenti di messaggistica (si proprio la chat) e da strumenti di collaboration (agenda condivisa, project, action log, time sheet, forum, documentazione, mail)diminuendo in questo modo i costi telefonici e aumentando considerevolmente i documenti o le informazioni consultabili e condivisibili.

Internet, questo spauracchio, questo mondo virtuale ove risiedono i "cattivi" (che non sono gli hacker, che non sono "cattivi", come invece vengono comunemente descritti da giornalisti che non hanno idea di che cosa stanno parlando), gente di malaffare ( che non sta certo solo su internet e che non ha bisogno di internet per i suoi scopi) va "utilizzato" appieno per tutto quello che può offrire e chepuò servire per velocizzare i processi di business. Ricercare informazioni via Google o Wikipedia per una necessità deve poter essere possibile in azienda. Visualizzare una mappa, un itinerario, prenotare un volo o un biglietto ferroviario... qualsiasi cosa.

Ovviamente tutto ciò va fatto con gli strumenti adeguati, proteggendo i dati che risiedono in azienda e che internet o non internet andrebbero comunque protetti perchè sono patrimonio aziendale. L'elenco dei clienti e i contatti utilizzati normalmente per il business sono un patrimonio aziendale, con un valore molto più alto di quello che normalmente si pensa. I disegni del proprio prodotto, la ricetta di una miscela, le campagne di marketing, i progetti per uno spot, valgono e valgono molto per l'azienda.

Dunque sostituire un pc di una impiegata solo quando si è rotto e non si riesce più ad accendere per usare un sistema operativo obsoleto e un vecchio foglio di calcolo con dentro informazioni vitali per l'azienda, supplicando il fornitore di salvare assolutamente l'archivio dei clienti perchè era solo lì e lo usava solo quella impiegata, non è un comportamento responsabile ai fini del bene aziendale, e non è neanche “sicuro” (il fornitore, infatti, non è tenuto al segreto in alcun modo).

L'information technology deve quindi essere vista come una opportunità e non solo come un costo e le deve essere assegnato un giusto budget (e ovviamente non va preso in considerazione il budget iniziale necessario per sanare una situazione catastrofica) distribuito negli anni con il giusto supporto per la realizzazione e l'utilizzo di strumenti che aiutino il business.

Vi sono gli strumenti personali, quindi la postazione di lavoro dell'addetto, che già da oggi può anche essere totalmente "open source", con la giusta formazione (peraltro comunque necessaria anche nel caso di utilizzo del software per ufficio più diffuso), che comunque dovrebbe essere parte integrante del processo aziendale, con un notevole risparmio economico.

Vi sono poi gli strumenti condivisi: i server di posta, il collegamento ad internet, gli strumenti di collaboration quali forum, chat, server di documentazione, calendario condiviso che opportunamente utilizzati aumentano la produttività individuale e semplificano il salvataggio delle informazioni vitali per l'azienda. Anche questi possono essere realizzati completamente "open source" con un costo decisamente inferiore ed un grado di sicurezza e riservatezza altissimo.

In un qualsiasi calcolo economico è da tenere presente la necessità di 3 componenti: l'hardware, il software, la consulenza. Il primo potrebbe essere anche non di ultimissima generazione, il secondo può facilmente essere "open source" il terzo comunque è indispensabile in ogni caso.

L'utilizzo di strumenti "open source" permette di avere per esempio un server di posta ove creare un numero illimitato di caselle senza limitazione di licenze e senza costo per il software in generale.

Si sentono spesso obiezioni all'utilizzo dei prodotti “liberi”:

Ma utilizzare prodotti "open source" è azzardato! Chi mi fornisce poi l'assistenza? E la garanzia? Tuttavia le informazioni spesso non sono esatte e/o veritiere: vi sono bug in sistemi operativi proprietari (quindi a pagamento) risolti dopo mesi, e vi sono bug in sistemi operativi open source risolti dopo nemmeno 24 ore.

Una volta che siete arrivati a leggere queste poche righe, fermatevi almeno due minuti del vostro prezioso tempo a rispondere a queste domande:

• Dove sono i dati importanti per il funzionamento del business dell'azienda?

• Fate un giro per i vostri uffici e prendete a caso una qualsiasi postazione di lavoro. Ora pensate che si perda tutto il contenuto del disco fisso di quella postazione. Che succede all'azienda?

• Avete sedi geograficamente separate? Quanto spendete di telefono per le telefonate "aziendali"?

• Quanto tempo perso per raggiungere una persona al telefono per una comunicazione importante ma non urgente? Magari una informazione che un intero team deve conoscere?

Alcune risposte:

• Sul tavolo dell'ufficio vendita sotto forma di fax scritti a mano e inviati.

• Nel pc della mia segretaria, e solo lì ... altrimenti ...

• Sapete che tutti i dipendenti potrebbero essere "online" in una "chat" privata e "chiamabili" istantaneamente? Fare una riunione con 5 persone alla loro postazione di lavoro in 5 sedi diverse e addirittura una di queste in albergo all'altro capo del mondo?

• Un progetto, un team può condividere calendario, memo, dati, documenti, domande e risposte, tutto consultabile via browser.

Se non siete inclusi nelle risposte o se avete perlomeno intuito la gravità di alcune vostre risposte per il funzionamento dell'azienda, iniziate a pensare all'information technology come una opportunità (e non più solamente come un costo) per migliorare l'azienda, ottimizzarne i processi, diffonderne il know-how, aumentarne la collaborazione tra colleghi e se non avete un responsabile per l'information technology selezionate una azienda che vi possa guidare a comprendere come utilizzare gli strumenti adeguati e moderni nei vostri processi aziendali, magari spendendo meno, magari utilizzando software open source.